Dokumentation hos kunden for rengøring og malerarbejde

Når arbejdet udføres ude hos kunden, er det også dér dokumentationen bør laves. Rengøringsfirmaer og malerfirmaer kan spare tid, undgå misforståelser og stå stærkere i dialogen med kunden, når billeder, noter og status registreres med det samme.

Dokumentation mens arbejdet stadig er synligt

Meget servicearbejde bliver vurderet på resultatet. Et nyvasket gulv, et færdigmalet rum, en rengjort trappeopgang eller en udbedret mangel er lettest at dokumentere, mens medarbejderen stadig står på adressen. Hvis dokumentationen først laves senere, risikerer billeder, detaljer og aftaler at ende i telefonens kamerarulle, sms-beskeder eller løse mails.

Med Eventlog kan medarbejderen registrere direkte fra mobilen. Hver registrering kan indeholde billeder, tekst, tidspunkt, faste valg, filer og eventuelt GPS-position, så virksomheden får en samlet historik for opgaven.

For rengøringsfirmaer

Ved rengøring kan dokumentation bruges til kvalitetssikring, afvigelser, ekstraopgaver og opfølgning. Det kan for eksempel være før- og efterbilleder, note om adgangsforhold, besked om manglende forbrugsvarer eller dokumentation for at en særlig opgave er udført.

• Tag billeder af færdigt arbejde direkte på adressen.
• Registrer afvigelser som manglende adgang, ekstra snavs eller skader.
• Brug faste valg til områder, opgavetype eller status.
• Gem historikken, så kontoret hurtigt kan finde dokumentationen igen.

For malerfirmaer

Ved malerarbejde er der ofte behov for at dokumentere både før, under og efter arbejdet. Det kan handle om underlag, skader, aftalte farver, færdige vægge, ekstraarbejde eller billeder til kunden, rådgiver eller intern kvalitetssikring.

• Dokumenter rum, vægge og detaljer før opstart.
• Gem billeder af færdigt arbejde sammen med noter.
• Registrer ekstraarbejde eller forhold, der kræver godkendelse.
• Brug arkivet, hvis der senere opstår spørgsmål til opgaven.

Færre løse billeder og mere brugbar historik

Når billeder og noter ligger samlet på en loglinje, bliver dokumentationen lettere at bruge. Kontoret skal ikke lede efter den rigtige medarbejders billeder, og kunden kan få et mere præcist svar, hvis der senere bliver spurgt til en opgave.

Eventlog kan sættes op med de felter, der passer til arbejdsgangen. Et rengøringsfirma kan have felter til område, status og afvigelse. Et malerfirma kan have felter til rum, opgavetype, farvekode, ekstraarbejde og færdigmelding. Begge dele kan styres med rettigheder, så medarbejderen kun ser de relevante logs.

Når dokumentation bliver en del af servicen

God dokumentation handler ikke kun om at beskytte sig mod fejl og tvivl. Den kan også gøre virksomheden mere professionel i kundens øjne. Når arbejdet kan dokumenteres tydeligt, bliver det lettere at følge op, forklare beslutninger og vise værdien af det arbejde, der er udført.

For rengøring og malerarbejde betyder det mindre tid brugt på at lede efter information og mere ro omkring kvalitet, ansvar og opfølgning.